Guide complet pour un lunch d’affaires réussi

Découvrez notre guide complet pour réussir votre lunch d’affaires

Le lunch d’affaires prend une place importante dans la stratégie de négociation ou de fidélisation d’un partenaire. Puisque le secret se cache dans chaque détail, cette tâche est à confier à des mains expertes. L’objectif principal est de discuter dans un cadre non moins formel — en l’occurrence, les quatre murs d’une salle de réunion austère. Pour atteindre vos objectifs durant ce meeting, il est nécessaire de ne pas dépasser 1 h 30.

Étape 1 : l’invitation

Vous ne devez surtout pas précipiter les choses, lorsque vous souhaitez inviter une personne, notamment s’il s’agit d’un parfait inconnu. Il faudra d’abord vous assurer si la personne est disposée à partager un lunch en votre compagnie.

Restez flexible pour le choix du repas. En effet, même si le terme « lunch » désigne le repas de midi, vous pouvez aussi bien organiser un petit-déjeuner, un dîner ou un café. Compte tenu de l’emploi du temps de chacun, il devient difficile d’accaparer la période entre midi et 14 h. Si vous souhaitez entamer des négociations importantes avec un fournisseur ou un client, il est préférable de vous adapter à son agenda. Il sera ainsi plus réceptif lors de la discussion.

Si vous êtes l’hôte, il vous incombe de sélectionner le restaurant. Pour bien faire les choses, voici des points importants à noter :
• n’optez pas pour un endroit proche de chez vous et loin de chez la personne invitée ;
• assurez-vous que le restaurant ouvre à l’heure convenue avec l’invité ;
• prenez un établissement que vous connaissez et qui fournit des prestations de qualité ;
• renseignez-vous si les serveurs sont compétents ;
• choisissez un restaurant qui n’est pas bruyant ;
• arrivez sur les lieux 15 minutes avant l’heure du rendez-vous ;
• n’annulez le lunch sous aucun prétexte, à la dernière minute, excepté en cas d’extrême urgence ;
• prenez une table située dans un coin tranquille ;
• dites au serveur que l’addition sera pour vous ;
• adaptez-vous aux choix de l’invité. S’il prend un verre d’alcool, vous pouvez en prendre un. Dans le cas contraire, vous ferez mieux de vous abstenir.

Étape 2 : les règles de bienséance

Il est important de vous montrer courtois et poli lors d’un lunch d’affaires. Le respect des règles de bienséance jouera en votre faveur durant les échanges.

Voici des comportements à proscrire lors du repas :
• parler la bouche pleine ;
• faire beaucoup de bruits lorsque vous mâchez ;
• souffler sur les aliments ;
• boire tout votre verre d’un seul coup ;
• lécher la lame du couteau ;
• mettre vos coudes sur la table.
Bien évidemment, certaines de ces règles importeront peu en fonction des vis-à-vis. Toutefois, pour le bien des échanges, vous devrez vous y tenir. Effectivement, si vous avez affaire à un inconnu, vous ne saurez pas exactement ce qui pourrait le gêner. De ce fait, prudence est de mise. Il vaut mieux en faire trop que pas assez.

Étape 3 : le choix des plats

Choisir un plat lors d’un lunch d’affaires est également un art. Vous vous rappelez la durée de 1 h 30 à ne pas dépasser ? Ce critère sera très important ici. Il faudra à tout prix porter votre choix sur un plat facile à préparer (15 minutes tout au plus). De cette manière, vous pourrez le savourer à un bon rythme, d’autant plus que des échanges auront lieu. Notez également qu’un petit café ou un petit digestif est parfois utile à la fin du repas. Ainsi, cela devra aussi compter dans la durée du repas.

Par la suite, le plat en lui-même ne devra pas déranger votre vis-à-vis. Pour cela, vous pouvez lui demander s’il ne consomme pas certains aliments ou certaines boissons dès l’invitation. En effet, des plats peuvent être à éviter à cause d’une allergie, d’une intolérance ou de la culture (le porc, par exemple, chez les musulmans).

Pour conclure sur les plats, voici un conseil, non une interdiction. Les plats à base de sauce (tels que les spaghettis) peuvent se montrer dangereux. C’est que vous ne serez pas toujours à l’abri de quelques taches si vous décidez de porter une belle chemise blanche, assortie d’un tailleur. Il est ainsi recommandé de choisir des plats « secs ». Toutefois, si vous souhaitez absolument de la sauce durant le lunch, faites attention à vos vêtements !

Étape 4 : le comportement à table

Outre les règles de bienséance conventionnelles, vous devrez aussi faire attention à certains détails pour mettre toutes les chances de votre côté lors du lunch.

Il faudra absolument éteindre votre cellulaire lors du repas. Dès votre arrivée sur les lieux, rangez votre téléphone dans votre poche et n’y touchez plus. Eh oui ! Rappelez-vous que vous déjeunez avec une personne qui mérite toute votre attention. Évitez même le mode vibreur, puisque vous serez tenté de consulter votre mobile à chaque instant. Le fait de regarder votre cellulaire enverra un message négatif à votre invité. Il se sentira négligé, alors qu’il a libéré 1 h 30 dans son emploi du temps pour s’entretenir avec vous.

Votre table devra aussi être la plus dégagée possible. Cela signifie qu’il ne faudra pas y poser des lunettes, des clés ou toute autre affaire dérangeante. Seuls vos deux plats devront s’y trouver.

Une dernière chose : ne faites pas de scène avec le serveur si quelque chose vous a déplu. Soyez toujours poli en tout temps !

Étape 5 : la discussion

Bien qu’il s’agisse d’un lunch d’affaires, n’oubliez pas que vous êtes en présence d’une personne comme vous. Il n’est donc pas utile de précipiter les choses dès votre arrivée. Commencez par détendre l’atmosphère de sujets de tous les jours. Le mieux est de patienter jusqu’au plat principal avant de parler business.

La raison en est simple : cette rencontre hors du cadre formel n’est pas directement à visée commerciale. C’est plutôt une occasion d’établir une relation de confiance avec votre invité. En revanche, ayez toujours un ordre du jour à l’esprit (ou noté quelque part). Cela vous permettra de savoir si vous avez atteint vos objectifs durant ce repas.

Voici quelques sujets de discussion à éviter :
• vos préférences musicales et vos dernières vacances ;
• vos problèmes familiaux ou amoureux ;
• les problèmes internes (et confidentiels) de votre entreprise.

En bref, même si vous pouvez parler de sujets anodins, il n’est pas non plus nécessaire de trop rentrer dans les détails, d’aborder des sujets intimes. Cela risque de mettre votre interlocuteur mal à l’aise. Restez le bon professionnel que vous êtes ! Parlez, par exemple, des impacts de la crise sanitaire ou du trafic routier qui devient insoutenable chaque jour. Ce sont là des soucis qui concernent tout un chacun.

Enfin, l’objectif du lunch d’affaires n’est pas de parler de vos atouts ainsi que des atouts de votre entreprise. Laissez votre vis-à-vis parler autant que possible ! Si besoin, mettez-vous en retrait. De cette façon, vous lui montrerez que vous êtes un individu à l’écoute des autres et pas égocentrique.

Étape 6 : l’addition et la conclusion

Si vous êtes l’hôte du lunch d’affaires, l’usage est de vous acquitter de l’addition. C’est d’ailleurs pourquoi vous devez prévenir le serveur dès le début. Cela évitera les malentendus et surtout les instants de malaise.

Toutefois, si vous êtes l’invité, ne présumez jamais que votre vis-à-vis paiera tout. Bien entendu, si Monsieur ou Madame le mentionne dès le début, c’est autre chose. En outre, si vous invitez votre assistant ou un subalterne au lunch d’affaires, vous devez payer pour son déjeuner, peu importe les circonstances.

Une fois l’addition payée, n’oubliez surtout pas de remercier votre convive ! Encore une fois, ce dernier a bien voulu consacrer un peu de son temps précieux pour discuter avec vous.

La réussite d’un lunch d’affaires réside, en fin de compte, dans sa préparation. Vous devrez tout savoir (du moins, le plus possible) sur la personne que vous prévoyez d’inviter. Cela vous permettra de faire des choix stratégiques, aussi bien au niveau du restaurant que des plats à commander. Mais surtout, gardez bien en tête que ce repas ne sert pas (encore) à vendre vos produits. Votre priorité sera toujours d’instaurer la confiance entre votre interlocuteur et vous. C’est pourquoi la réunion ne se tient pas dans un simple bureau. Le cadre informel de ce repas fera tomber les inhibitions.

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